Der 1. BSV Wulferdingsen e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).
Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem (z. B. in Form von ausgedruckten Listen).
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt.
In all diesen Fällen sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere folgende Daten der Mitglieder:
Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z. B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
Hierzu zählen insbesondere Daten aus allgemein zugänglichen Quellen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sowie der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden.
Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen betroffener Personen zuständig.
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) nur insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Dabei ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich Teilnehmer von Versammlungen und Veranstaltungen z. B. zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen eines Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vorname, Nachname und Anschrift zur Verfügung.
Das Mitglied, das das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und danach vernichtet werden.
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
Beim Versand von E-Mails an mehrere Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt zueinander stehen oder deren private E-Mail-Adressen verwendet werden, sind die Adressen als „bcc“ zu versenden.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
Da im Verein in der Regel weniger als zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Sollte die Zahl auf über zehn steigen, wird ein Datenschutzbeauftragter benannt.
Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand stellt sicher, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen.
Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, beauftragt der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf Basis eines Dienstvertrags.
Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung dieser Auftritte obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und den Administrator vorgenommen werden.
Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften benötigen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Twitter) die ausdrückliche Genehmigung des Vorstands.
Für den Betrieb eines Internetauftritts haben sie Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist.
Bei Verstößen gegen Datenschutzvorgaben oder Weisungen kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung widerrufen.
Die Entscheidung des Vorstands ist unanfechtbar.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben oder gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den in der Satzung vorgesehenen Sanktionsmitteln geahndet werden.
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 24.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Der Verein stellt auf seiner Internetseite verschiedene Kontaktformulare zur Verfügung, über die Interessierte elektronische Anfragen an den Verein richten können. Die Verarbeitung der im jeweiligen Formular eingegebenen personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage.
Es werden nur diejenigen Daten erhoben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Allgemeine Anfragen und Beitrittsersuchen
Verarbeitete Daten: Name, ggf. Name und Geburtsdatum des Kindes, E-Mail-Adresse, bisherige Erfahrungen im Bereich Akrobatik sowie der Inhalt der Nachricht.
Zweck: Beantwortung der Anfrage sowie Vorbereitung eines möglichen Beitrittsverhältnisses.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).
Anfragen zur Vermietung der Airtrack
Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse sowie die Nachricht.
Zweck: Bearbeitung von Vermietungsanfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Buchungsanfragen für Auftritte
Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht.
Zweck: Bearbeitung der Buchungsanfrage sowie ggf. Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Daten werden nur solange gespeichert, wie es zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist. Erfolgt keine anschließende Mitgliedschaft, Vermietung oder Buchung, werden die Daten spätestens nach sechs Monaten gelöscht.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, sofern dies für die technische Bereitstellung der Website erforderlich ist (z. B. Hosting-Dienstleister). Eine Nutzung zu anderen Zwecken findet nicht statt.
Diese Datenschutzordnung kann bei Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen oder der Nutzung weiterer sozialer Medien durch Beschluss des Gesamtvorstands angepasst werden.